Kontrast   English    Kart   Nettstedkart   Tekststørrelse   Kontakt oss

Personvern og informasjonskapsler

Personvernerklæring 

Denne personvernerklæringen følger av personopplysningsloven (15.06.2018) og opplyser om hvordan Songdalen kommune samler inn og bruker personopplysninger. 

Rettigheter til grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger 

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om kommunens behandling av personopplysninger.

Generelt om kommunens behandling av personopplysninger 

Songdalen kommune, ved rådmannen, er behandlingsansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert internt. 

Songdalen kommune innhenter de personopplysninger vi trenger for å kunne utføre oppgavene og tjenestene våre. Kommunen er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til konfidensialitet (at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser), integritet (at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige) og tilgjengelighet (krav til service). 

Kommunen skal sikre at det foreligger internkontroll som viser at oppgavene blir utført i samsvar med lovverket. 

Hvis ikke annet er oppgitt, lagres alle opplysninger som kommunen samler inn i systemer som driftes av kommunens eget personell på kommunens dataservere og samarbeidspartnere. Kommunens servere er forsvarlig fysisk og teknisk sikret. Det er inngått avtale med samarbeidende dataleverandører. 

Songdalen kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsloven, for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger. 

Saksbehandling og arkiv 

Songdalen kommune bruker et sakarkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter. Rådmannen er behandlingsansvarlig for sak-/arkivsystemet, og kommunearkivaren er delegert det daglige arkiv- og systemansvaret. 

I sakarkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver etter bl.a. Personopplysningsloven, Forvaltningsloven, Offentleglova og Arkivloven. Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystem. Dette er opplysninger som navn, adresse og telefonnummer. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring skjer ihht. arkivlovgivningens regler. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Songdalen kommune i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).  

Kommunen gjør oppmerksom på at korrespondanse med kommunen journalføres etter arkivlovens retningslinjer og vil kunne bli tilgjengeliggjort i postlisten.


E-post og telefon 

Rådmannen er behandlingsansvarlig for kommunens e-post og telefoni-løsninger, og IT-avdelingen er delegert det daglige systemansvaret. 

Songdalen kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det kan forekomme at kommunen bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandling. I slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem. 

Songdalen kommune ønsker å gjøre deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres derfor ikke på e-post. Mottatt e-post som inneholder sensitive opplysninger fjernes fra e-postsystemet og distribueres ikke videre via e-post. Vi oppfordrer deg til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss med e-post. 

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. I tillegg har noen ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.  

Helseopplysninger

Songdalen kommune behandler helseopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester i flere av sine fagsystemer innen helse og omsorg og oppvekst. (Jf. Personopplysningsloven, helseregisterloven §21 og pasientjournalloven §22.)  Alle data og systemer som inneholder sensitive helseopplysninger ligger i egen «lukket sone».

Personopplysninger om elever, barnehagebarn og foresatte 

Songdalen kommune behandler personopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester (jf. opplæringsloven og barnehageloven med henvisninger til forvaltningsloven og personopplysningesloven) i flere av sine fagsystemer i oppvekstsektoren. 

Kommunen har et system for elever og foresatte med timeplaner, læreplaner, karakterer mm, og systemet er passordbeskyttet. 

Innsynsrett 

Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler, registre og lignende. Alle kommunale saksdokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Ved informasjon som unntas fra offentlighet plikter kommunen å vurdere om informasjonen likevel bør kunne gjøres helt eller delvis kjent.


Du har rett til å få informasjon om vår behandling av dine opplysninger og hvilke sikkerhetstiltak vi har rundt bruken av opplysningene dine. Du kan ta kontakt med oss dersom du ønsker nærmere informasjon. Begjæring om innsyn må gis skriftlig. Vi vil deretter svare så snart som mulig, og senest innen 30 dager. 

Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv. Familiemedlemmer eller andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.  

Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.  

Retting og sletting 

Songdalen kommune plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen.   

Alle som er registrert i et av kommunens systemer rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert. Opplysninger kommunen ikke har adgang til å behandle, skal bli slettet. 

Krav om retting eller sletting rettes til kommunens postmottak. Vi vil deretter svare så snart som mulig, og senest 30 dager. 

Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk (f.eks regnskapsloven, arkivloven), og det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.  

Lovverk

I tillegg til POL har blant annet følgende lover betydning for Songdalen kommunes behandling av personopplysninger:

  • Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. 
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i kommunen. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter. 
  • Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares. 
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet.

Informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider

Songdalen kommune bruker informasjonskapsler for å analysere det generelle brukermønsteret på www.songdalen.kommune.no. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, som for eksempel www.songdalen.kommune.no.

Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom din datamaskin og www.songdalen.kommune.no hver gang du ser på en nettside. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig. Ingen personlig eller identifiserende informasjon blir lagret og vi kan ikke identifisere enkeltbrukere.

I henhold til den norske Ekom-loven (lov om elektronisk kommunikasjon) er samtykke gitt så lenge innstilinger i nettleseren er satt til å godta informasjonskapsler og det finnes informasjon om bruk av disse på nettsiden.

Unngå informasjonskapsler

Hvis du ønsker at informasjonskapsler skal avvises, kan du endre innstillingene i nettleseren din Du kan velge om du vil blokkere informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan også slettes fra nettleseren. Mer informasjon om fremgangsmåten kan du finne på nettvett.no .

Hvis du ikke ønsker at informasjonskapsler skal benyttes, må du unnlate å besøke nettstedet.

Informasjonskapsler som brukes på Songdalen kommunes nettsider

ASP.NET_Sessionld:
Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen vår skal fungere. Informasjonskapselen fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.

__utmz:
Informasjonskapselen ser på hvor du kom fra (søkeord, nøkkelord, link etc.) når du landet på våre sider. Kristiansand kommune bruker Google Analytics for å lese slik informasjon.

__utma:
Informasjonskapselen registrerer hvor mange ganger du har vært inne på våre sider.

__utmb og __utmc:
Informasjonskapslene registrerer hvor lenge du befinner deg på våre sider, og hvor lenge du var der. Disse informasjonskapslene slettes når du forlater våre sider.

__utmt:
Informasjonskapselen kontrollerer antall forespørsler. Disse slettes etter 10 minutter.

EPiServer innlogging
Informasjonskapselen gir tilgang til EPiServer om man er innlogget (gjelder kun ansatte i Songdalen kommune som har tilgang til EPiServer)

ChosenYear
Informasjonskapselen husker årstall hvis dette er valgt i en meny (for eksempel i Postlister)

SSP- Fantdu
Informasjonskapselen lagrer klikkmønster i tilfelle bruker vil rapportere feil – sender ikke data uten aktiv handling fra bruker

Google Analytics
Informasjonskapselen samler inn informasjon for statistikk om bruk av nettsider. Dette for at kommunen skal kunne optimalisere sidene og gjøre de enklere for brukeren. Kommunen får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv

Templatetype
Informasjonskapselen lagrer brukerpreferanser på kalenderoppsett og visning av kalendersøk.


Publisert: 12.03.2018 10:46
Sist endret: 12.03.2018 11:07